Elke week verschijnt een groot aantal nieuwe producten die online verbinding kunnen maken met apps en websites om gegevens uit te wisselen. Gegevens die worden gebruikt voor allerlei toepassingen en om nieuwe soorten diensten aan te bieden. Elke keer dat deze IoT-apparaten via internet met een app of een website ‘praten’ is een transactie en de hoeveelheid kan enorm snel oplopen. Hoe breng je al die transacties samen tot een overzichtelijke factuur? En wie betaalt die rekening?
We verlangen steeds meer connectiviteit
De vraag naar connectiviteit bij apparaten (de ‘things’) voor allerlei doeleinden is wereldwijd aan het groeien. Het gaat hierbij om zowel producten voor consumenten als slimme apparaten in het bedrijfsleven. Van fitness-trackers die de hardloopprestaties bijhouden en koffiemachines die zeggen wanneer ze onderhoud nodig hebben tot gasflessen die aangeven dat ze vervangen moeten worden en sensoren die de bodemgezondheid van gewassen in de gaten houden. Voor de ontwerper, maker en leverancier van IoT-apparaten is het slim om juist van tevoren na te denken over hoe deze connectiviteit in rekening wordt gebracht en bij wie.
“Het verwerken van zoveel data vergt meer capaciteit dan je met een zelfgeschreven scriptje voor elkaar kan krijgen.”
Steeds meer apparaten met mobiele verbinding
Er zijn verschillende categorieën IoT-apparaten:
- De eerste daarvan is de zogenaamde ‘hub-verbinding’. Dit zijn sensoren, schakelaars, lampen, enz. die worden aangesloten op een lokale hub met behulp van Wi-Fi, ZigBee of Z-Wave in huizen en kantoorruimtes. Het gebruik daarvan wordt meestal niet in rekening gebracht omdat de connectiviteit al in het aanbod van de internetprovider zit.
- Een tweede categorie bestaat uit devices die gekoppeld zijn aan clouddiensten voor het analyseren van gegevens, alarmering, bijhouden van statistieken, enz. Bij deze categorie wordt het gebruik ook vaak niet (afzonderlijk) gefactureerd omdat dit al in het abonnement op de clouddienst zit.
- De derde categorie van het IoT is een heel ander verhaal: fysieke voorwerpen die direct met het mobiele internet zijn verbonden. Vooral de komst van het 5G-netwerk zal dit voor veel meer, en veel meer uiteenlopende, producten mogelijk worden. Dit zal niet alleen meer mogelijkheden bieden voor nog meer fitnessapparaten en allerlei tracking devices. Denk ook aan grotere dingen, zoals auto’s of vrachtwagens, die nu veel meer dan voorheen via mobiele verbindingen gegevens kunnen sturen en ontvangen. Ontwikkelingen als pay-per-use of autonoom rijden zullen hier grote invloed op hebben. Tenzij de leverancier dat als service biedt, zullen deze diensten bij de gebruikers in rekening gebracht moeten worden, wellicht als pay-per-use of op abonnementsbasis.
Enorme hoeveelheden data
Het gebruik van IoT-toepassingen brengt bijna altijd een enorm hoeveelheid transactiedata met zich mee. En al die rauwe data moet worden samengebracht tot een nette factuur. Het verwerken van de transacties en het aanmaken van facturen met dergelijke volumes is geen eenvoudige handeling. Daarom is het is zeer aan te raden hiervoor gespecialiseerde clouddiensten in te schakelen.
Het bijhouden van transactiedata in de cloud is alleen al vanwege de hoeveelheid aan te raden. Maar het gaat niet alleen om het verzamelen van data. Het op een juiste manier kunnen factureren zal vrij complex zijn – en alleen maar erger worden na enig verloop van tijd. Voordat transacties gefactureerd kunnen worden, moeten ze gekoppeld worden aan prijslijsten die per klant kunnen verschillen. Hoe langer de dienst bestaat, hoe meer pricingstrategieën, campagnes en tarieven erbij komen. Hiervoor is een gespecialiseerde clouddienst echt onontbeerlijk.
En stel je dan voor dat jouw IoT-ding met een knal op de markt komt en plotseling viral gaat. Je hebt geen duizenden gebruikers meer, maar miljoenen! De facturatie hiervan in goede banen leiden zal veel meer capaciteit vergen dan wat je met een zelfgeschreven scriptje voor elkaar kan krijgen.
“Een eenvoudige mail met bijgesloten factuur voldoet niet meer.”
Ken je klant
Maar voordat we überhaupt over prijslijsten kunnen beginnen, moet eerst bekend zijn wie de werkelijke gebruiker van het IoT-ding is. Is het een persoonlijk apparaat, of wordt het gedeeld door meerdere personen? Zijn dat vaste gebruikers, of zou een bezoeker of voorbijganger het kunnen gebruiken? Uiteraard is het belangrijk om gebruikers op een correcte en veilige manier te identificeren. Want wat als die de factuur betwist? Je wilt altijd kunnen bewijzen dat deze persoon van het IoT-ding daadwerkelijk gebruik heeft gemaakt om kredietrisico’s te vermijden. Bovendien moet worden voldaan aan de GDPR-regels voor het omgaan met persoonsgegevens.
Naast particuliere gebruikers kunnen er ook bijvoorbeeld bedrijfsabonnementen zijn, waarbij het bedrijf het IoT-device aan werknemers beschikbaar stelt. Bedrijven zullen vaak de voorkeur geven aan facturatie in bulk, hetzij maandelijks of zelfs jaarlijks.
Gespecialiseerd debiteurenbeheer
Als alle transacties zijn verzameld in een factuur voor de klant, moet de factuur nog worden toegevoegd aan een debiteurenadministratie. Naast het eigen ERP-systeem en/of facturatiesoftware is ook hiervoor is een gespecialiseerde clouddienst zeer aan te bevelen, die het volledige inningproces kan beheren. Hiermee ben je verzekerd van een betrouwbare, moderne oplossing voor de hoeveelheid en complexiteit die inherent zijn aan IoT-debiteurenbeheer. De software wordt altijd up-to-date gehouden met de nieuwste functionaliteiten en je bespaart de hoge kosten en vele kopzorgen van een on-premises systeem. Idealiter kan deze debiteurenbeheer in de cloud op eenvoudige wijze worden verbonden met het eigen factureringssysteem, of zelf de factuur kunnen produceren.
Enkele belangrijke functionaliteiten waar je als IoT-leverancier bij de billing, facturatie en debiteurenbeheer goed naar moet uitkijken:
- Verwerken van transacties tot factuur – verwerken van enorme hoeveelheden transacties verwerken tot een eenvoudige en gestructureerde factuur die klanten begrijpen
- Digitale facturen en incasso – Een eenvoudige mail met bijgesloten factuur voldoet vaak niet meer. Mensen willen gebruik kunnen maken van gemakkelijke e-factuurdiensten of automatische incasso in zijn of haar eigen land, met notificaties naar elektronische postbussen.
- Verzamelrekening – Soms is het wenselijk alle transacties te verzamelen tot een vooraf gedefinieerde waarde is bereikt. Het systeem moet deze transacties kunnen toevoegen aan een tussenrekening totdat een factuur naar klant kan.
- Gemiddeld gebruik in termijnen – Het kan voor klanten aantrekkelijker zijn om de (verwachte) totale kosten te spreiden in gelijke maandelijkse termijnen met een verrekening achteraf. Dit is vooral interessant bij gebruik dat bepaalde seizoenpieken kent, zoals bij energie.
- Flexibiliteit in betaalafspraken – Om kredietverliezen te voorkomen kan het met IoT-devices handig zijn deze uit te zetten of niet beschikbaar te stellen zolang een factuur openstaande is. Bovendien moet de klant het apparaat meteen weer kunnen gebruiken op het moment dat hij de factuur heeft betaald.
- White labeling en multi-tenant – Veel IoT-leveranciers hebben meerdere producten en zelfs meerdere merken in beheer en al deze verschillende producten en merken moeten binnen hetzelfde systeem beheerd kunnen worden.
- Provisies – Als de werkelijke eigenaar van het IoT-ding iemand anders is, kan de afspraak zijn dat die persoon (of een bedrijf) een percentage van het gebruik ontvangt. Het systeem moet hiervoor een soort rekening-courant kunnen beheren en zowel de uitbetalingen van provisie als klantgelden op afzonderlijke tussenrekeningen kunnen verwerken.
Conclusie
Nu we ons meer en meer richten op “het leven als dienst” in plaats van consumeren en weggooien, zal het gebruik van IoT hier een steeds belangrijker onderdeel van zijn. De wens om niet alleen onze eigen prestaties te meten, maar ook de toestand en prestaties van onze auto, fiets, koffiemachine en vaatwasser neemt alsmaar toe. Alleen ons vermogen tot verbeelding bepaalt de grenzen van hoever we hier over enkele jaren in zijn. En om dit alles te kunnen bijhouden en beheren moeten we data verzamelen én dat goed kunnen verwerken in een werkende betaaloplossing voor zowel bedrijf als consument.
Tegen alle IoT-bedenkers zou ik willen zeggen: blijf vooral nieuwe dingen uitvinden en ontwikkelen, maar denk vooraf goed na over wie betaalt en op welke manier en laat echte specialisten de facturatie en het debiteurenbeheer voor je doen!
IoT is een van de trends in moderne business financing die we bespreken in onze nieuwste whitepaper. Wil je meer weten over deze en andere trends, download de whitepaper ‘Trends & Tools in Modern Business Financing’ .
Meer weten over de SaaS- en cloudoplossingen van Aptic voor volumefacturatie, debiteurenbeheer en andere soorten creditmanagement? Neem gerust contact met me op.
