Fakturering är nog det viktigaste och roligaste ett företag kan göra. Det är ett nöje att se nöjda kunder betala för det ni erbjuder, men det kan vara mindre roligt att administrera själva faktureringen. För el-leverantörer, mobiloperatörer, grossister och andra bolag med stora kundvolymer är processen ofta segdragen då den binder upp kompetent ekonomipersonal från att ägna sig åt roligare och mer värdeskapande arbete. Dessutom kan en manuell faktureringsprocess vara fylld av risker. Missar i både innehåll och leverans kan leda till att fakturor förblir obetalda. Sådana missar påverkar inte bara era ekonomiska flöden, utan även era kundrelationer.
Lyckligtvis finns det lösningar som hanterar och förenklar hela faktureringsprocessen. Det ger er inte bara tid till mer värdeskapande arbete, utan även till bättre ekonomiska flöden och starkare kundrelationer. Vi ska titta närmare på hur ni kan få en effektivare hantering av era kundfordringar samtidigt som ni kommer närmare era kunder.
Manuella faktureringsprocesser bäddar för problem
Enligt en färsk undersökning från Innovationsföretagen betalas cirka 30 % av skickade fakturor i Sverige för sent. Det finns många anledningar till varför en faktura inte betalas i tid. I vår egen undersökning bland svenska företag kunde vi se en ökning av kunder som inte betalar fakturan i tid. Inte så oväntat med tanke på att en redan hög skuldbörda hos företagen späddes på med en hög osäkerhet, vilket satte ytterligare press på kassan och likviditeten hos många företag.
Obetalda fakturor kan dock ha många andra orsaker utöver likviditet. En manuell fakturahantering kan ligga till grund för leveransproblem. Oavsett om en faktura skickas rent fysiskt eller med e‑post, kan den komma bort eller hamna hos fel mottagare. En faktura kan även läggas åt sidan om kunden anser att någonting inte stämmer i den. Vissa undersökningar pekar på att en dryg tredjedel av alla fakturor innehåller direkta felaktigheter. En manuell hantering av ett bestridande kan ta tid och leda till att fakturan går till inkasso. Normalt sett är det dessutom en tidsödande process att spåra fordringar manuellt. Så att skicka korrekta fakturor, få betalt i tid och se till att upprätthålla goda kundrelationer är definitivt en utmaning. Kanske inte minst om ni hanterar stora fakturavolymer.
Få snabbare betalt och bättre kundrelationer med en automatiserad fakturahantering
Fakturahantering är ett utmärkt exempel på när automatiska affärsprocesser inte bara sparar tid, utan även leder till en mer korrekt hantering och bättre kundrelationer. Om ni tar steget bort från den manuella fakturahanteringen och istället väljer att använda en lösning som kan hantera hela faktureringsprocessen, inklusive inkasso, kan ni lösa många av den manuella fakturahanteringens problem och fallgropar.
Med en automatiserad faktureringsprocess kan ni underlätta både för er själva och för era kunder. Framför allt om ni hanterar ett stort flöde av fakturor. Fördelarna bidrar bland annat till följande:
Fakturorna blir korrekta. Det är oftast den mänskliga faktorn som ligger bakom fel i faktureringen. Med en automatiskt process förblir fakturaunderlaget och kunddata korrekt genom hela processen. Fakturorna går till rätt mottagare och innehåller rätt underlag. Det leder till att färre fakturor bestrids; att ni får snabbare betalt; och att kundrelationerna stärks.
En mer flexibel fakturahantering. Ett system för automatisk fakturahantering kan göra så mycket mer än bara skicka korrekta fakturor på ett snabbare sätt. Det kan ge er viktiga funktioner som stöd för återkommande fakturering (exempelvis kontraktsfakturering), eller möjlighet till betalningsmatchning etc. Om en faktura inte blir betald trots att den är korrekt har ni även möjlighet till dynamisk påminnelsehantering och integration mot inkassolösningar. Detta i sin tur leder till en snabbare hantering av obetalda fakturor.
Bättre kundrelationer. Färre fel och snabbare rutiner leder naturligtvis till nöjdare kunder. Om ni dessutom får möjlighet att integrera er fakturahantering mot kundernas egna system går det att göra processen ännu mer effektiv och personlig. Till exempel genom automatiskt uppdaterade kund- och artikelregister, direkt fakturaimport, exporterbara bokföringsposter och andra smidiga funktioner som ger en mer användarvänlig och direkt kundupplevelse. Ni får en starkare och personligare kundrelation när det blir problemfritt att betala. Och det kan leda till att ni gör ännu fler affärer tillsammans.
Det blir tid över till annat och mindre personalbehov. Ekonomipersonalen kan använda sin värdefulla kompetens till mer värdeskapande uppgifter. Med en skalbar faktureringslösning slipper ni dessutom att ta in mer ekonomipersonal när ni får fler kunder. Det är kapaciteten som ska växa, inte era personalbehov.
Bättre insikter i att både identifiera problem och styrkor hos företaget. Tid över till annat kan innebära att lära från kund- och faktureringsdata för att kunna ta bättre beslut. En många gånger förbisedd styrka med automatiska system är hur det går att få ut värdefulla insikter från all den data de hanterar. Exempel kan vara: vad som säljer bäst; till vilka kunder det säljs; och under vilka perioder. Eller vilka kunder som är mest lönsamma; och vilka som oftast har problem med sina fakturor. Det här är insikter som kan lösa tidigare dolda problem. Samtidigt ger det er möjlighet att lyfta fram era främsta styrkor som företag, och till att stärka era kundrelationer.
Få betalt och behåll kunderna
En automatiserad fakturahantering löser många av de problem som ligger bakom försenade betalningar och bestridda fakturor. När problemet däremot ligger hos kunden – oavsett om det beror på betalningsförmåga eller på någonting annat – behöver ni lösa situationen innan den blir för komplex. Betalningspåminnelser och inkassohantering tar värdefull tid och står för onödiga kostnader – både sett till uteblivna intäkter och extra arbete. Det kan dessutom krävas en välbalanserad – och inte minst delikat – touch gentemot kunden för att snabbt få in fördröjda betalningar utan att relationen tar skada. Skulle det gå att lösa det problemet genom att automatisera även inkassohanteringen?
En övergång till en automatiserad fakturerings- och inkassolösning ger totalt sett en mycket mer effektiv process. Det går snabbare att upptäcka problemen och att få insikt i vad de handlar om. Det leder till en mer direkt och konstruktiv dialog kring vad betalningsförseningen beror på och hur problemet går att lösa. Ett automatiserat arbetsflöde leder dessutom till en effektiv efterbevakning med snabba och direkta påminnelser. Om både ni och er kund kan använda samma gränssnitt kan ni lättare gå igenom detaljerna i ärendet tillsammans och lösa eventuella missförstånd och problem.
Handlar det om att en kund medvetet slirar med fakturabetalningen kan den automatiska fakturahanteringen hålla skulden aktiv och övervaka den tills den är betald. Det här ger dig en avsevärt bättre insikt i era betalningsprocesser. När ni väljer att själv hantera era inkassoärenden kan ni göra det på ett personligt sätt som vårdar relationen med kunden. Även risken för framtida inkassoproblem minskar, eftersom ni varken behöver lägga tid eller resurser på att lösa obetalda fakturor. Och just kombinationen av automatiserad fakturaövervakning och det mänskliga inslaget är vad som hjälper till att ge er betalt samtidigt som kundrelationerna vårdas.
Tänk på det här om ni funderar på att uppgradera eller byta system för fakturahantering
Ett automatiserat system för faktura- och inkassohantering löser många problem med faktureringsprocessen. Vad som är viktigt att komma ihåg är att avancerade mjukvarulösningar för hantering av fakturor och inkasso kommer i många olika former. De kan vara anpassade efter olika branscher, företagsstorlekar och behov. För att få rätt lösning på era fakturerings- och inkassobehov behöver ni först ställa er de rätta frågorna.
- Är systemet skalbart? Hur enkelt är det att lägga till exempelvis fler funktioner eller mer kapacitet när ni växer?
- Går lösningen att integrera med andra system och funktioner? En plattform blir mer användbar och kraftfull när det går att kombinera den med andra lösningar för till exempel leveranser, kreditupplysningar eller kundrelationer.
- Går systemet att anpassa efter verksamheten? Går det att ställa in funktioner, rättigheter etc. efter hur just vi arbetar?
- Är lösningen enkel att initialt börja arbeta i? Hur ser det till exempel ut med onboarding, utbildning och support? Hur enkelt är det att samarbeta med kunderna via systemet?
- Kan vi vända oss till leverantören när vi behöver hjälp och rådgivning? Kommer vi kunna få tips på hur vi kan arbeta klokare och effektivare?
Vill ni veta mer om hur våra lösningar för fakturahantering och inkasso kan hjälpa er att arbeta effektivare? Kontakta oss så hjälper vi dig!
